[ Pobierz całość w formacie PDF ]
.Dokumenty opisujące organizację formalnąDokumenty opisujące organizację formalnąAby model organizacji działania zespołowego mógł spełniać rolę w procesie organizowania, powinien być utrwalony za pomocą znanych form i technik oraz upowszechniony wśród jego adresatów.W organizacji działania indywidualnego, gdzie organizator działania jest najczęściej jego wykonawcą, może występować forma zapamiętania lub wykształcenia się nawyków.W organizacji działania zespołowego, gdy twórca modelu działania nie jest realizatorem zadań lub jest jednym z wielu wykonawców, zachodzi konieczność utrwalenia wzorców zachowań.Rodzaje formalizowania wzorców mogą być różne.Najczęściej przybierają one postać rysunków, schematów, wykresów lub opisów słownych.W każdym jednak wypadku formalizacja przejawia się w postaci dokumentów, które stają się formalną podstawą funkcjonowania instytucji i działania członków.Najważniejszym i pierwszym w kolejności tworzenia dokumentem formalnym jest statut instytucji.Jako dokument, stwarzający formalną podstawę istnienia instytucji, zawiera on najogólniejsze dane, dotyczące nazwy, typu działalności, podporządkowania organizacyjnego, siedziby, rodzaju działania i dat powołania do życia.Dokument ten, a ściślej jego treść, powinien być punktem wyjścia do budowy modelu działania zespołowego, szczególnie gdy projektant nie decyduje o celu organizowanej instytucji.Bez informacji zawartych w statucie trudno bowiem o właściwe uświadomienie celu i zakresu działania organizacji.Ten ogólny dokument organizacyjny jest punktem wyjścia do dalszego formalizowania działań.Zbiorem dokumentów przedstawiających formalną strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa, a mianowicie podział całości na komórki organizacyjne oraz zakresy zadań i rodzaje tychże komórek, jest regulamin organizacyjny.Elementem składowym regulaminu organizacyjnego jest schemat organizacyjny.Jest to graficzna forma przedstawienia układu hierarchicznego, występującego w danej instytucji, oraz wynikających stąd powiązań.Na podstawie analizy schematu organizacyjnego można zorientować się o liczbie szczebli występujących w instytucji, rozpiętości kierowania na poszczególnych szczeblach hierarchicznych, zastosowanym systemie powiązań komórek organizacyjnych, liczebności pionów organizacyjnych oraz wstępnie o specjalizacji poszczególnych komórek.Nie można natomiast zorientować się głębiej o zakresie uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności, gdyż te dane dostarczają, inne dokumenty, wchodzące w skład regulaminu organizacyjnego.Nazwa komórki przedstawiona na schemacie organizacyjnym może niekiedy wprowadzić w błąd, nie zawsze bowiem dostatecznie precyzyjnie oddaje ona zakres działań.Wzorce zachowań członków organizacji są przedstawione najczęściej w dokumentach zwanych instrukcjami służbowymi.W przeciwieństwie do uprzednio omawianych rodzajów dokumentów są one adresowane nie do całości, lecz jedynie do części jednostek organizacyjnych instytucji.Przykładami instrukcji będących formalnymi dokumentami organizacyjnymi są:linstrukcje obiegu dokumentów,llinstrukcje dotycząca trybu planowania,llinstrukcje sporządzania analiz ekonomicznych itp.lDla zapewnienia dużej dostępności, pełności i aktualności dokumentów pokazujących formalną strukturę organizacyjną instytucji zaleca się tworzenie tzw.księgi służb - jako zbioru większości, formalnych wzorców zachowań.Z.Heidrich proponuje oddzielić zbiór dokumentów w organizacyjnych na cztery części:lCzęść I powinna dotyczyć ogólnej organizacji instytucji.Zawierałaby więc takie dokumenty, jak: status, regulamin pracy, schemat organizacyjny, zakres działania podstawowych komórek organizacyjnych.llCzęść II powinna dotyczyć organizacji komórek instytucji obejmowałaby więc: wewnętrzny schemat organizacyjny komórki, wykaz etatów i wymaganych kwalifikacji, podział zadań między pracowników, tzw.stanowiskowe karty służb, instrukcje wykonania powtarzalnych działań wykaz druków wystawianych, wypełnianych i przechowywanych w danej komórce wraz z instrukcją przebiegu operacji na nich wykonywanych.llCzęść III powinna zawierać dane o systemie informacyjnym instytucji.Mamy tu na myśli przedstawienie występujących dróg przebiegu informacji, form i miejsc powstania, przetwarzania, gromadzenia i przechowywania informacji zawartych w dokumentach formalnych.llCzęść IV powinna zawierać zbiór zarządzeń instytucji nadrzędnych, regulujących organizację i tok pracy instytucji.Zasadą obowiązującą komórkę prowadzącą księgę służb jest zapewnienie jej kompletności i aktualności.l13lll
[ Pobierz całość w formacie PDF ]
